Der Umstieg ist
das Teuerste daran.
Nicht die Lizenz. Nicht die Einrichtung. Sondern das, was über Jahre um Ihr heutiges System herumgewachsen ist — Sonderwege, Auswertungen, Schnittstellen, Handgriffe, die niemand aufgeschrieben hat.
Wer das kleinredet, verkauft Ihnen ein Projekt, das im dritten Monat steht.
Worauf wir zuerst schauen
Bevor über Tarife geredet wird, über diese fünf Dinge. Sie entscheiden, ob ein Wechsel sich lohnt — und manchmal lautet die Antwort nein.
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Ihre Sonderwege
Jedes gewachsene System hat sie: das Skript, das nachts läuft, das Feld, das für etwas anderes benutzt wird, der Ablauf, den nur eine Person kennt. Sie sind der eigentliche Umfang eines Wechsels — und sie stehen in keinem Angebot.
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Ihre Schnittstellen
Kassensysteme, Marktplätze, Versanddienstleister, Buchhaltung, DATEV. Was heute läuft, muss danach laufen. Wo eine Anbindung fehlt, ist das eine Position mit Preis und kein Detail.
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Ihre Belege
Aufbewahrungspflichtige Unterlagen müssen über Jahre lesbar bleiben. Was nicht mitkommt, bleibt deshalb im alten System erreichbar. Das ist häufig die wirtschaftlichste Lösung.
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Ihre Mengen
Zehntausend Artikel sind etwas anderes als eine Million, und Rahmenverträge über Jahre sind etwas anderes als Einzelbestellungen. Das gehört gemessen, bevor jemand etwas verspricht.
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Ihre Leute
Ein System, das die Erfassung anders führt als das gewohnte, kostet Wochen — auch wenn es objektiv besser ist. Das ist kein Argument dagegen, aber ein Posten im Plan.
Wie ein Umstieg abläuft
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Bestandsaufnahme
Wir sehen uns an, was Sie haben — nicht was Sie brauchen. Am Ende steht eine Liste dessen, was mitkommt, was nachgebaut werden muss und was wegfällt. Auch wenn die Liste gegen einen Wechsel spricht.
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Testsystem mit Ihren Daten
Nicht mit Demodaten. Ihre Artikel, Ihre Kunden, Ihre Preise, Ihre offenen Vorgänge. Erst daran zeigt sich, was die Bestandsaufnahme übersehen hat. Testsysteme kosten keine zusätzliche Lizenz.
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Parallelbetrieb
Das alte System bleibt stehen, bis das neue trägt. Wer am Stichtag umschaltet und die Brücke abbricht, hat keinen Rückweg — und braucht genau dann einen.
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Umschaltung
An einem Tag, an dem wenig läuft, mit einem geschriebenen Rückweg. Die offenen Vorgänge werden vorher heruntergefahren, nicht mitgenommen: Ein halb gelieferter Auftrag in zwei Systemen ist die teuerste Sorte Fehler.
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Nachlauf
Die ersten Monatsabschlüsse begleiten wir. Was in der Buchhaltung auffällt, fällt dort auf und nicht vorher.
Was mitkommt
Die Übernahme läuft über CSV-Dateien, die Sie aus Ihrem heutigen System exportieren. Vor jedem Lauf sehen Sie eine Vorschau der ersten Zeilen — ohne dass etwas geschrieben wird.
Diese Stammdaten
- Artikel mit Nummer, Bezeichnung, Einheit, Steuersatz und Ihren eigenen Feldern.
- Kunden und Lieferanten mit Anschriften und Konditionen.
- Preise — Listenpreise, Staffeln und was Sie mit einzelnen Kunden vereinbart haben.
- Bestände je Lagerplatz.
Jede Zeile, die nicht passt, steht danach mit ihrem Grund in einem Protokoll — und ein abgebrochener Lauf wird fortgesetzt, nicht wiederholt. Bei hunderttausend Artikeln ist das der Unterschied zwischen einem Abend und einem Wochenende.
Und das ausdrücklich nicht
Belege. Rechnungen, Lieferscheine und Buchungen bleiben in Ihrem alten System. Das ist keine Lücke, sondern die Folge der Aufbewahrungspflicht: Ein Beleg muss über Jahre unverändert lesbar bleiben, und ein umkopierter Beleg ist nicht mehr derselbe.
Wir richten den Zugang zum alten System deshalb so ein, dass er bleibt — lesend, ohne Lizenz für neue Vorgänge, wenn Ihr bisheriger Anbieter das zulässt. Was er nicht zulässt, gehört in die Bestandsaufnahme und nicht in die Umschaltnacht.
Offene Vorgänge kommen ebenfalls nicht mit. Sie werden vor der Umschaltung heruntergefahren — ein halb gelieferter Auftrag in zwei Systemen ist die teuerste Sorte Fehler.
Und der Rückweg gilt genauso: Dieselben vier Datenarten lassen sich jederzeit wieder herausschreiben. Das steht nicht nur hier, sondern in § 16 Abs. 4 der Nutzungsbedingungen.
Wann wir abraten
Ihr heutiges System bildet ab, was Sie brauchen, und stört Sie nicht. Dann ist ein Wechsel ein Projekt ohne Gegenwert.
Sie stehen mitten in einer anderen Umstellung — Lager, Buchhaltung, Standort. Zwei gleichzeitig gehen selten gut aus.
Was Sie vermissen, hängt an einem Ablauf, den auch wir nicht abbilden. Dann sagen wir das, statt es in die Umsetzung zu verschieben.
Ein Umstieg, der nicht hätte sein müssen, kostet uns einen Kunden und Sie ein Jahr. Der Vergleich ist nicht knapp.
Der erste Schritt kostet einen Satz
Beschreiben Sie den Ablauf, an dem Ihr heutiges System scheitert. Ein Satz reicht — Rahmenabruf, Teillieferung, Sammelrechnung, Kassenanbindung, was auch immer klemmt. Daraus wird ein Gespräch oder eine klare Einschätzung, ob sich der Wechsel lohnt.
Ablauf schildernWas der Wechsel kostet
Die Software kostet ab dem ersten Tag ihren Tarif und keinen Aufschlag — es gibt keine Einrichtungsgebühr. Was Arbeit macht, ist die Übernahme Ihrer Daten und das Einrichten Ihrer Abläufe, und das macht in aller Regel eine Agentur.
Die Kosten hängen von Datenmenge, Schnittstellen und individuellen Abläufen ab. Ein Katalog mit 800 Artikeln und einem Kanal ist etwas anderes als 40.000 Artikel mit Varianten, Staffelpreisen und vier Marktplätzen. Deshalb wird die Übernahme nach einer Bestandsaufnahme kalkuliert.
Die Übernahme
Artikel, Kunden, Lieferanten, offene Vorgänge und die Historie. Wird einmal gemacht und einmal geprüft — der zweite Lauf ist der teure, wenn der erste nicht geprüft wurde.
Ihre Abläufe
Nummernkreise, Steuerschlüssel, Versandarten, Zahlarten, Belegtexte. Das ist der Teil, den niemand schätzen kann, ohne Ihren Betrieb gesehen zu haben.
Wer daran verdient
Ihre Agentur bekommt von uns 10 % Ihres Tarifs, solange Sie Kunde sind — nicht einmalig für das Projekt. Sie verdient daran, dass Sie bleiben, nicht daran, dass die Einrichtung lange dauert.